AVRUPA BİRLİĞİ PROJELERİ KAPSAMINDA GERÇEKLEŞTİRİLECEK

YURT DIŞI ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İÇİN İSTENEN BELGELER

 

1.	Ulusal Ajans tarafından gönderilen proje kabul yazısı veya proje sözleşmesi	Ek1
	a)     Projenin yurt dışı koordinatörü bulunuyorsa, koordinatörün Ulusal Ajansından alınacak proje kabul yazısı ve ortaklık anlaşması
	b)     Bahsi geçen belgeler İngilizce dışında bir dilde düzenlenmişse ilgili belgelerin Türkçe çevirisi (çeviriyi yapan kişi tarafından imzalanıp onaylanmış)
2.	İlçe üst yazısı	Ek2
3.	Proje sahibi kurum yazısı	Ek3
4.	Davet mektubu ve çevirisi	Ek4
5.	Hareketlilik programı ve çevirisi	Ek5
6.	Hareketliliğe katılacak katılımcıların onaylı listesi	Ek6
7.	Katılımcı personellerden alınacak dilekçeler	Ek7
8.	Katılımcı personellerin görev yeri belgeleri	Ek8
9.	Hareketlilikte yer alacak tüm katılımcıların seyahat sağlık sigortaları	Ek9
10.	Öğrenci katılımı varsa;
	a)     18 yaşından küçük öğrenciler için noterden alınacak muvafakatnameler	Ek10
	b)     18 yaşından büyük öğrenciler için düzenlenecek ilgili dilekçe	Ek11
	c)      e-okuldan alınacak fotoğraflı öğrenci belgeleri	Ek12
	d)     Mesleki eğitim kapsamında çıkış yapacak öğrenciler için sağlık raporu	Ek13
11.	Ortak okul/kurum katılımı varsa okul/kurum yazısı	Ek14
12.	Okul dışı personel katılımı varsa personelin proje çalışmalarında görevlendirildiğini bildiren Kaymakamlık Oluru	Ek15
13.	Yurt dışı hareketlilik bilgi formu	Ek16
14.	Yurt dışı çıkış listesi	Ek17
15.	Hizmet pasaportu düzenlenmişse;
	a)     Pasaport bilgilerini içeren tablo	Ek18
	b)     Proje sahibi kurum yazısı	Ek19
	c)     İlçe üst yazısı	Ek20

İSTENEN BELGELERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

GENEL HUSUSLAR

1.      Yukarıda belirtilen belgeler, her birinin ekinde yer alan örnek metinlere uygun olarak hazırlanmalı ve pdf formatında Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden kurumların bağlı bulundukları ilçe millî eğitim müdürlüğüne gönderilmelidir. İlgili ilçe millî eğitim müdürlüğü belirtilen belgelerin kontrolünü sağlayarak gerekli izin talebini resmi yazı ile İl Millî Eğitim Müdürlüğü Strateji Geliştirme Hizmetleri Birimine iletmelidir.

2.      Hareketliliklerde mağduriyet yaşanmaması adına belirtilen belgeler net, anlaşılır ve eksiksiz olarak hazırlanmalı, yurt dışı çıkış tarihinden en az 30 gün önce başvuru sunulmalıdır.

3.      Hizmet pasaportu (gri pasaport) başvurusunda bulunacak öğrencilerin velileri (anne ve baba birlikte) veya muvafakatnamede vekalet verdikleri yönetici/öğretmen pasaport başvurusunda öğrenciler ile birlikte hazır bulunmalıdır.

4.      Alınan Valilik Onayında tarih değişikliği yapılması mümkün olmadığından, tarih değişikliği taleplerinde yukarıda belirtilen belgeler yeni hareketlilik tarihlerini kapsayacak şekilde düzenlenerek yeniden başvuruya sunulmalıdır.

5.      Hareketlilikler için uygun katılımcılar proje sahibi/ortağı kurumun, başvuru formunda belirtilen özellikteki personel, öğrenci ya da öğrenicileridir. Bu kişiler dışında hareketlilikte yer alması planlanan kişiler için hangi gerekçe ile projede/hareketlilikte ihtiyaç duyulduklarını belirten Kaymakamlık Oluru sunulmalıdır.

6.      Hareketlilik bitiminde; hizmet pasaportu tahsis edilen personel ve öğrenciler, pasaportlarını kurumlarına bir dilekçe ile teslim edeceklerdir. Geçerliği devam eden hizmet pasaportları, proje sahibi kurum tarafından teslim alınarak muhafaza edilecektir. Proje sahibi kurum tarafından pasaportun teslim alındığına dair İl Millî Eğitim Müdürlüğü İnsan Kaynakları Özlük İşleri Birimine resmi yazı ile bildirim yapılacaktır.

7.      Başvuruda sunulacak belgeler, Avrupa Birliği projelerinin program yapısı, sürecin gerektirdiği durumlar, Bakanlıklarımızın görüş ve talepleri doğrultusunda güncellenebildiğinden, en güncel bilgiler için balikesirarge.meb.gov.tr adresinin kontrol edilmesi gerekmektedir.

ÖZEL HUSUSLAR

1.      Projeye ilişkin kabul yazısı ve sözleşme birlikte gönderilmelidir. Hibe sözleşmesinde; ilk sayfa, varsa ortaklara ilişkin bilgilerin bulunduğu sayfa/lar ve imzaların olduğu sayfa/ların gönderilmesi yeterlidir. Projenin yurt dışı koordinatörü bulunuyorsa, koordinatörün Ulusal Ajansından alınacak proje kabul yazısı ve ortaklık anlaşması birlikte gönderilmelidir. Bu belgeler İngilizce dışında bir dilde düzenlenmişse ilgili belgelerin Türkçe çevirisi, çeviriyi yapan kişi tarafından imzalanıp onaylanarak başvuruya eklenmelidir.

2.     İlçe üst yazısı Ek2'de belirtilen format ve içerikte düzenlenmeli, yurt dışı çıkış izni için başvuru yapan kurumun sunduğu belge ve bilgiler ilgili ilçe millî eğitim müdürlüğü tarafından incelenmeli, varsa eksik belgeler tamamlanarak İl Millî Eğitim Müdürlüğü onayına sunulmalıdır. Eksik ya da hatalı bilgi içeren evrakların süreç içerisinde gecikmeye neden olabileceği göz önünde bulundurulmalı, onay ve pasaport işlemlerinde sorun yaşanmaması için ilgili belgelerin eksiksiz olarak tamamlanması sağlanmalıdır. 

3.      Proje sahibi kurum yazısı Ek3'te belirtilen format ve içerikte, yukarıda açıklanan ilgili ekleri ile birlikte gönderilmelidir. Eklerin tamamı, kurum müdürü tarafından aslı gibidir kaşesi, kurum mührü ve imza içerecek şekilde düzenlenmeli, taratılarak DYS üzerinden kurumun bağlı bulunduğu ilçe millî eğitim müdürlüğüne gönderilmelidir.  Elden belge gönderimine gerek bulunmamakta olup belgelerin asılları kurumda proje dosyasında saklanmalıdır.

4.      Davet mektubu ve çevirisi Ek4'te belirtilen içerikte, ev sahibi/ortak kurumun antetli kağıdında, kurumun iletişim bilgileri, kurum müdürü imzası ve kurum mührünü içerecek şekilde sunulmalıdır. Davet mektubu, çevirisi ile birlikte sunulmalı, çeviriyi yapan kişi tarafından imzalanarak onaylanmalıdır. Danışmanlık firmaları/aracı kurumlar tarafından sunulan davet mektupları geçersizdir. Valilik Onayı için davet mektubunda, hareketlilik programında ve ilgili diğer belgelerde belirtilen hareketlilik tarihleri aynı olmalıdır. Üst yazılarda ya da dilekçelerde farklı tarihlerin yer alması, ekonomik uçak biletlerinin farklı tarihlerde bulunması, kültürel geziler nedeniyle zamana ihtiyaç bulunması, vb. gerekçelerle sunulan ek süre talepleri kabul edilmeyecektir.

5.      Hareketlilik programı ve çevirisi Ek5'te belirtilen içerikte sunulmalıdır. Hareketlilik programı, çevirisi ile birlikte sunulmalı, çeviriyi yapan kişi tarafından imzalanarak onaylanmalıdır.

6.      Katılımcı listesi Ek6 formatında ve hareketlilikte yer alacak tüm katılımcıların bilgilerini içerecek şekilde sunulmalıdır. Liste kurum müdürü tarafından imzalanıp mühürlenmelidir. 

7.      Personel dilekçesi Ek7 formatında ve hareketlilikte yer alacak personellerin  (müdür, müdür yardımcısı, öğretmen, vb) her biri için sunulmalıdır.

8.      Görev yeri belgesi Ek8 formatında MEBBİS üzerinden güncel olarak alınmış ve kurum müdürü tarafından onaylanmış olarak sunulmalıdır.

9.      Seyahat sağlık sigortaları hareketlilik tarihlerini içerecek şekilde, kapsamı geniş tutularak ve tüm katılımcılar adına (müdür, müdür yardımcısı, öğretmen, öğrenci, vb) düzenlenmelidir. Ek9'da örneği sunulmuştur.

10.  18 yaş altı öğrencilerin bulunduğu başvurularda noter onaylı veli muvafakatnamesinin sunulması gerekmektedir. Muvafakatnamede; anne ve babanın her ikisinin de imzası bulunmalı, anne-baba ayrıysa ya da vefat durumu varsa velayetin bulunduğu kişinin imzası bulunmalı, vekalet kapsamı için proje türüne (okul eğitimi, mesleki eğitim, yetişkin eğitimi, gençlik) göre Ek10'da yer alan metin kullanılmalıdır.

11.  18 yaş üstü öğrencilerin bulunduğu başvurularda Ek11'de yer alan öğrenci dilekçesine ait metin kullanılmalıdır.

12.  Tüm öğrenciler için e-okuldan güncel olarak alınmış, fotoğraflı ve kurum müdürü tarafından onaylanmış öğrenci belgeleri sunulmalıdır. Ek12'de örneği sunulmuştur.

13.  Mesleki eğitim alanındaki projeler kapsamında staj yapacak öğrenciler için yurt dışında öğrenim görmesine/çalışmasına engel olmadığını bildiren ve devlet hastanesinden/şehir hastanesinden alınmış durum bildirir sağlık kurulu raporu sunulmalıdır. Ek13'te örneği sunulmuştur.

14.  Projeye yurt içinden birden fazla okul/kurumun katılımı varsa her bir okul/kurum için ayrı başvuru sunulması gerekmektedir. Yukarıda belirtilen belgeler her bir kurum tarafından ayrı ayrı hazırlanmalıdır. Ortak okul/kurum için hazırlanacak resmi yazı örneği Ek14'te sunulmuştur. 

15.  Projeye, proje sahibi kurum dışından bir personel katılımı talep ediliyorsa ilgili kişiye hangi gerekçe ile projede/hareketlilikte ihtiyaç duyulduğunu belirten Kaymakamlık Oluru sunulmalıdır. İlgili Kaymakamlık Oluruna ait resmi yazı örneği Ek15'te sunulmuştur.

16.  Yurt dışı hareketlilik bilgi formu Ek16'da belirtilen formatta sunulmalıdır.

17.  Yurt dışı çıkış listesi, hareketlilikte yer alacak tüm katılımcıların pasaport bilgileri tamamlandıktan sonra Ek17'de belirtilen formatta, resmi yazı ile sunulmalıdır. Hizmet pasaportu düzenlenecek katılımcılara ait pasaport bilgilerine de ihtiyaç duyulduğundan Valilik Onayı sonrası ilgili belgenin gönderimi sağlanmalıdır.

18.  Katılımcılar için hizmet pasaportu düzenlenmişse hareketlilik bitiminde, hizmet pasaportu tahsis edilen personel ve öğrenciler, pasaportlarını kurumlarına bir dilekçe ile teslim edeceklerdir. Geçerliği devam eden hizmet pasaportları, proje sahibi kurum tarafından teslim alınarak muhafaza edilecektir. Ek18'de sunulan tablo, Ek19 kurum yazısı ve Ek20 ilçe üst yazısı ile birlikte  İl Millî Eğitim Müdürlüğü İnsan Kaynakları Özlük İşleri Birimine iletilmelidir.